HBV Bestuursvergadering

Verslag HBV bestuursvergadering dd 7-1-2020

Aanwezig: Leen Angenent (voorzitter/penningmeester), Edwin Hoogeboom (secretaris), Evert van Coolwijk, Bea vd Heijden, Lies Feenstra, Aart de Jong en Marlies Bodewus (adviseur/verslag)
Afwezig: Albert Biersteker ( met kennisgeving)

1. Opening en vaststelling definitieve agenda Leen opent de vergadering en heet iedereen welkom.

Bea vd Heijden vertelt waarom zij aanwezig is:. Zij is lid van de Raad van Commissarissen (RvC) en in de Raad de contactpersoon voor de HBV. De RvC houdt toezicht op de WSN en is ook de werkgever voor de directeur-bestuurder. Bea is huurdersommissaris. In die rol ziet zij er op toe dat de HBV haar plaats kan innemen in het contact met de WSN. Dat doet zij zonder ‘last en ruggespraak’, dat wil zeggen dat de HBV haar niet kan aansturen. In mei eindigt haar zittingstermijn. Daarom is aan de HBV gevraagd om een nieuwe kandidaat voor te dragen. Er loopt nu een procedure voor de werving en selectie van een nieuwe huurderscommissaris.

2. Kennismaking nieuwe bestuursleden

Dit punt is later in de vergadering besproken.

Evert van Coolwijk: HTS opleiding, tot 1990 in de handel van medische apparatuur, daarna medische dienst bij UWV gewerkt. Woont sinds een aantal jaren in Nieuwkoop.
Aart de Jong: is altijd slager geweest in Nieuwkoop, lang eigen zaak gehad. Nog steeds actief in de vleesverkoop. Is nu 82 en werkt op verzoek nog af ten toe.
Lies Feenstra: komt van oorsprong uit Rotterdam, had lingerie en kindermode zaak in R’dam en Schiedam. Had een woonark in Nieuwkoop liggen, heeft daar een tijd gewoond. Toen dat niet meer haalbaar was betrok ze een appartement in De Vijverhof.

Edwin Hoogeboom: werkt 32 uur als kok in een bejaardenhuis in Aalsmeer. Dat betekent dat hij overdag moeilijk beschikbaar is voor vergaderingen. Is secretaris van de HBV
Leen Angenent: heeft altijd bij de boeren gewerkt, op de melkwagen gereden en heeft 33 jaar op de bus gereden. Had/heeft veel vrijwilligersfuncties en zit/zat in heel veel overleggen en was 27 jaar geleden betrokken bij de oprichting van de HBV. Is nu voorzitter en penningmeester.

Marlies Bodewus: werkt als adviseur Wonen bij Stade Advies in Utrecht. Heeft daarvoor lang bij woningcorporaties gewerkt, maar heeft een paar jaar geleden de overstap naar de ‘andere kant van de tafel’ gemaakt: vind het adviseren van huurdersorganisaties erg leuk.

3. Verslag 22-10-2019:

Marlies vraagt of de jaaragenda (punt 4) er al is. Die zit achter het werkplan.
De nieuw website (punt 7) is nog niet klaar.

Punt 8 nieuwe bestuursleden: Edwin is bij Naveed Malik langs geweest, maar die was niet thuis. Afgesproken wordt dat hij nog een keer langs gaat Actie Edwin
Het verslag wordt verder goedgekeurd.

4. Terugblik op de ALV

Mw Feenstra vond de opkomst slecht. Er zou meer aan publiciteit moeten worden gedaan. Directe benadering als bijv. bellen zou kunnen helpen. Alle huurders van WSN zijn via de Nieuwsbrief uitgenodigd. Publicatie en aankondiging via de website zou ook kunnen bijdragen aan een betere opkomst. Marlies geeft aan dat de nieuwe website daarvoor erg belangrijk is. Mw Feenstra geeft aan dat veel ouderen minder gebruik maken van internet. Bea vraagt zich af hoe erg het is als er weinig respons is en huurders kennelijk geen belangstelling hebben? Er volgt een korte discussie.
Evert van Coolwijk vraagt zich af hoeveel contactpersonen er op de ALV waren? Dat waren er een paar. Niet alle aanwezigen op de ALV waren contactpersonen. Hij doet de suggestie om voor de mensen uit Nieuwveen een aparte avond te organiseren.

Leen geeft aan dat er bij de wijkschouw wel interesse van de huurders is. In het verleden deden we dat vier keer per jaar, nu maar één keer. Dat zou vaker moeten. Marlies geeft aan dat de HBV dit dan moet inbrengen bij de onderhandelingen over de prestatieafspraken. Als het aantal keren daarin is vastgelegd, moeten gemeente en WSN zich daaraan houden.

Actie: bij onderhandeling over de prestatieafspraken dit punt inbrengen

Besluit: we gaan op korte termijn een avond voor de contactpersonen organiseren.

De contactpersonen worden persoonlijk aangeschreven, daarna wordt de aankondiging op de website geplaatst. In de oproep moet interesse gewekt worden voor de mensen om te komen. De avond moet duidelijkheid over de rol van de contactpersonen opleveren: waarom zijn de contactpersonen belangrijk? wat wordt er van je verwacht, wat heb je nodig om die rol te kunnen invullen? Valt er nog iets interessants te vertellen voor de contactpersonen (bijv. over de prestatieafspraken?) Planning: woensdagavond 18 maart. Locatie: indien mogelijk in de koffiecorner van de Vijverhof.

Actie: Edwin

5. Werkplan 2020

Afspraak: de nieuwe bestuursleden lezen het werkplan eerst door en de volgende keer agenderen we dit opnieuw.

Actie: allen

6. Begroting 2020

N.a.v. begroting vraagt dhr. van Coolwijk of HBV een http of een https website heeft. Dat is een http. Dat moet in de toekomst een https worden en de kosten van een https-website zijn hoger.
Leen is in november uitgenodigd door WSN voor een gesprek over de begroting Hij is daar alleen naar toe gegaan en dat doet hij niet meer. Bovendien ook niet meer voor het einde van het jaar. In dat gesprek bleek dat de HBV nog geld zou hebben. Dit wilde WSH korten op de begroting. HBV heeft € 22.000 gevraagd en WSN heeft een toezegging gedaan voor € 16.000 euro. In 2019 kreeg de HBV € 15.000,- Leen geeft aan dat de begroting nog moet worden aangepast nu er extra bestuursleden bij zijn gekomen.

Marlies geeft aan dat het inzetten van niet besteed saldo niet correct is. De HBV heeft bij de onderhandelingen over de samenwerkingsovereenkomst met de vorige directeur juist bepleit dat zij een financiële reserve mocht aanhouden, anders zou HBV de samenwerkingsovereenkomst niet tekenen. Na onderhandeling met de vorige directie is dat stukje er toen uit gehaald en kon de samenwerkingsovereenkomst getekend worden.

Marlies geeft aan dat het bestuur van de HBV heeft bepaald hoe groot het spaarpotje van de HBV moet zijn. Als het bestuur daarover een besluit neemt, kan dat met de WSN worden besproken en kunnen daarover afspraken worden gemaakt. Zij stelt voor daarvoor dan een brief op te stellen.

Leen geeft aan dat we ook het restant van 2019 terug kunnen storten en dan het volledige bedrag van 2020 vragen.

Besluit: we zitten eerst in op de brief aan de WSN, lukt dat niet dan storten we het restant van 2019 terug en vragen we het totaal van 2020.

Actie: Marlies stelt concept brief op.

8. Jaarkalender WSN

Besluit:

1. We vullende jaarkalender aan met de activiteiten van de HBV en zetten deze op de nieuwe website
2. We maken een Facebook berichtje over deze vergadering Marlies maakt het berichtje , Edwin zet het op Facebook

9. Vergaderplanning

Er ligt een vergaderschema vanuit de WSN, de HBV zou daar tussendoor haar vergaderingen moeten plannen. HBV ontvangt de stukken 14 dagen voor het overleg, dus een week voor het overleg met de WSN moet het overleg van de HBV  gepland worden.

Besluit: Edwin zal een concept planning opstellen, hij stuurt deze aan iedereen rond zodat iedereen in de agenda kan controleren of hij/zij kan. Iedereen reageert terug naar Edwin

10. Voorbereiding bestuurlijk overleg over de huurverhoging 2020

Dit is een overleg met Hanneke. Het voorstel van WSN is inflatievolgend + 0,2 %. Leen geeft aan dat was afgesproken dat iedereen hetzelfde zou krijgen. Wat doet de vrije sector?

Besluiten

1. Marlies is op 14-1 aanwezig bij het overleg met WSN.  Edwin kan niet bij het overleg aanwezig zijn. 
2. de HBV komt op 14-1 om 13.30 u bij elkaar om het overleg met WSN verder voor te bespreken. Actie Edwin: vragen of de vergaderruimte dan vrij is.

Afspraak: 14-2 Bereiden we het overleg met de WSN eerst intern voor. We spreken af om 13.30 u  in de Kaleidoscoop, Dus 13.30 uur!

11. Consultatie duurzaamheid van de gemeente

Afspraak: Marlies loopt er snel doorheen en zal een korte concept reactie opstellen  Actie Marlies.

12. Wat verder ter tafel komt ..

Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt.

11. Sluiting

Met de constatering dat we toch bijna de hele (lange) agenda hebben afgewerkt en met dank voor ieders inbreng, sluit de voorzitter de vergadering.

Volgend overleg: dinsdag 14-1 om 13.30 vooroverleg HBV en om 14.30 overleg met WSn over de huuraanpassing 2020.

Marlies Bodewus